Giấy báo nợ là gì? Các dạng giấy báo nợ phổ biến nhất

Giấy báo nợ là một loại chứng từ thường được sử dụng để làm căn cứ thu hồi nợ. Nó chính là giấy thông báo của bên cho vay gửi đến bên vay để thông báo về nghĩa vụ trả nợ. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu kỹ hơn về loại giấy tờ này qua bài viết dưới đây.

Tìm hiểu khái niệm giấy báo nợ

Giấy báo nợ, theo tiếng Anh gọi là debit note. Khái niệm này thường xuyên xuất hiện trong việc kinh doanh giữa hai doanh nghiệp với nhau khi có giao dịch mua bán. Trong đó, người bán chưa nhận được tiền hoặc nhận chưa đủ số tiền thanh toán của người mua.

Theo đó, bên bán sẽ dùng giấy báo nợ thay thế cho lời nhắc nhở, thông báo đến người mua sắp tới là đến nhiều kỳ hạn thanh toán. Ngoài ra, loại chứng từ này còn có tác dụng giống như một loại hóa đơn để điều chỉnh nếu trong quá trình nhập dữ liệu có sai sót.

Bên cạnh đó, giấy báo nợ còn là một chứng từ do người mua nêu ra và được sử dụng để người mua yêu cầu bên bán trả lại số tiền đã trả trước đó trong những trường hợp hàng hóa người mua nhận về không đúng như thỏa thuận, bị hư hỏng hay hủy bỏ đơn đặt hàng.

Người mua có thể phát hành giấy báo nợ trong nhiều tình huống khác nhau. Người mua có quyền được tăng hay phát hành giấy ghi nợ trong nhiều trường hợp cụ thể như:

• Hàng hóa nhận về không đúng như thỏa thuận, hàng hóa bị hư hỏng.
• Nếu người bán đã tính phí thì người mua cần nhận được nhiều hơn giá đã thỏa thuận.
• Thông tin mô tả sản phẩm hay chi phí được đề cập trong hóa đơn không chính xác.

Các dạng giấy báo nợ phổ biến nhất hiện nay

Giấy báo nợ có thể ở định dạng thư, dạng biên lai để vận chuyển cùng với hàng hóa nhận được. Mặc dù số tiền phải trả đến hạn có thể cần được lưu ý nhưng việc thanh toán cũng không được tiến hành cho đến khi có một hóa đơn chính thức đã được gửi cho người mua. Điều này nhằm mục đích để người mua có cơ hội trả lại hàng hóa nếu như có sai sót, hư hỏng hoặc nếu cần thiết mà còn không phải thanh toán trước.

Ngoài ra, một số giấy báo nợ có thể được gửi ở dưới dạng bưu thiếp. Dạng giấy báo nợ này sẽ thay thế cho lời nhắc nhở về khoản nợ mà người mua đang tích lũy. Dạng giấy này sẽ hữu ích với các trường hợp người bán không chắc chắn về hóa đơn gốc đã được phát hành hoặc kiểm tra lại. Trong bưu thiếp có thể chứa nhiều thông tin về cách giải quyết nợ như các thông tin liên hệ có liên quan.

Giấy báo nợ có bắt buộc không?

Không phải tất cả các công ty đều chọn gửi giấy báo nợ cho người mua, bởi nó có nghĩa là vụ nợ. Nói chung, người bán được xem như là một thông lệ kinh doanh tiêu chuẩn và họ sử dụng giấy báo nợ theo quy trình nội bộ, thậm chí là không sử dụng nó. Trong trường hợp người mua yêu cầu chứng từ với thông tin thông báo nợ để đáp ứng các yêu cầu lưu trữ nội bộ thì bên bán mới phát hành và gửi cho bên mua.

Nội dung cơ bản trong giấy báo nợ

Nội dung trong giấy báo nợ cần chứa các thông tin như:

• Tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax, mã số thuế của nhà cung cấp.
• Tên loại chứng từ.
• Ngày phát hành được ghi đúng theo tài liệu.
• Tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax, mã số thuế của người nhận.
• Nếu người nhận đó chưa được đăng ký thì trên giấy báo nợ sẽ ghi tên, địa chỉ của người nhận trong địa chỉ giao hàng.
• Số và thời gian của hóa đơn thuế tương ứng, tùy vào từng trường hợp sẽ có hóa đơn cấp tương ứng.
• Giá trị chịu thuế của hàng hóa, dịch vụ, thuế suất, số thuế được chiết khấu hoặc tùy vào từng trường hợp được ghi nợ cho người nhận.
• Chữ ký số hoặc chữ ký thường của nhà cung cấp hoặc đại diện được ủy quyền của họ.

Giấy báo nợ có thể được phát hành vào bất cứ thời điểm nào. Có nghĩa là không có giới hạn nào về thời gian đối với giấy báo nợ. Giấy báo nợ cần phải được khai báo trong các tờ khai thuế GST được nộp vào tháng tiếp theo cho tháng đã phát hành chứng từ.

Hướng dẫn cách ghi giấy báo có trong ngân hàng

Mỗi ngân hàng sẽ có một mẫu giấy báo có khác nhau nhưng nhìn chung các thông tin điều như nhau. Cụ thể:

• Tên công ty, số tài khoản ngân hàng.
• Tên ngân hàng của chủ tài khoản.
• Thông tin về vấn đề giao dịch chuyển tiền vào tài khoản.
• Thời gian giao dịch.
• Số tiền, loại tiền được thêm vào tài khoản.
• Tên ngân hàng phát lệnh và ngân hàng giữ tài khoản.
• Người chuyển tiền, nội dung giao dịch.
• Chữ ký của kiểm soát viên, giao dịch viên phát hành về giấy báo có.

Trên đây là một số thông tin về giấy báo nợ mà chúng tôi muốn chia sẻ đến bạn. Mong rằng, những thông tin hữu ích trên đây sẽ giúp các bạn hiểu hơn về giấy báo nợ và các vấn đề liên quan.

Xem thêm:

• Giấy chứng nhận đầu tư là gì? Điều kiện nào để được cấp?
• Hướng dẫn cách viết biên bản cuộc họp chuẩn nhất
• Biên bản là gì? Các loại biên bản thường gặp