Hướng dẫn cách viết biên bản cuộc họp chuẩn nhất

Biên bản cuộc họp có ý nghĩa quan trọng trong mỗi cuộc họp. Nó giúp những người tham dự có trách nhiệm và những người vắng mặt có thể hiểu nắm bắt được các vấn đề quan trọng. Cũng vì sứ mệnh cao cả đó đã khiến cách viết biên bản cuộc họp chưa bao giờ là dễ dàng.

Vai trò của biên bản cuộc họp

Biên bản cuộc họp là một văn bản ghi chép đầy đủ những thông tin, sự kiện diễn ra trong cuộc họp. Mặc dù biên bản này không có giá trị pháp lý nhưng nó chính là căn cứ để xác minh các sự việc xảy ra. Đồng thời giúp những người vắng mặt có thể nắm bắt tình hình và kết quả đạt được tại buổi họp. Người viết biên bản cuộc họp phải dựa trên thực tế khách quan, không được phép bình luận hay thêm bớt.

Bên cạnh đó, biên bản cuộc họp còn là tài liệu tham khảo để nhân viên tiếp cận kế hoạch, chiến lược của tổ chức một cách dễ dàng hơn. Yếu tố này ảnh hưởng trực trực tiếp đến tiến độ làm việc cũng như phương hướng chiến thuật vạch ra. Một biên bản cuộc họp giữ vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động kinh doanh, phát triển của tổ chức, doanh nghiệp.

Cách trình bày biên bản cuộc họp

Như đã nói, biên bản cuộc họp là căn cứ để xác định diễn biến, kết quả đạt được tại cuộc họp. Kể cả khi kết quả chưa đi đến cuối cùng, cuộc họp chỉ mang tính chất thảo luận thì cách trình bày biên bản cuộc họp cũng cần đảm bảo rõ ràng, thiết kế khoa học. Thông thường, mỗi một công ty, tổ chức sẽ có riêng cho mình một mẫu biên bản họp. Về cơ bản thì chúng đều có một cách trình bày các phần theo thứ tự như sau:

• Quốc hiệu và tiêu ngữ
• Tên văn bản và trích tóm tắt nội dung
• Ngày….tháng….năm, giờ phút cụ thể
• Thành phần tham dự cuộc họp bao gồm:
• Phần nội dung: Ghi đầy đủ và chính xác diễn biến thực tế sự việc.
• Phần kết thúc: Nêu rõ lý do và thời gian.
• Những người tham gia ký nhận sẽ ký tên xác nhận.

Trong một số trường hợp đặc biệt, các doanh nghiệp không có mẫu biên bản cuộc họp công ty mà đòi hỏi bạn phải thiết kế. Công việc này không hề khó khăn nên bạn đừng nên hoang mang. Bạn hoàn toàn có thể tải mẫu biên bản cuộc họp về làm tư liệu tham khảo. Từ đó chỉnh sửa sao cho phù hợp với văn hóa doanh nghiệp công ty mình.

Cách ghi biên bản cuộc họp hiệu quả

Thời gian ghi biên bản thường rất ngắn nhưng lại đòi hỏi người ghi phải thể hiện đầy đủ và chính xác toàn bộ nội dung trong cuộc họp. Điều này khiến người viết không tránh những căng thẳng. Để tránh tình trạng này và hoàn thành nhiệm vụ được giao, sau đây chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách ghi biên bản cuộc họp trong từng trường hợp cụ thể như sau:

Viết biên bản tại sự kiện thực tế có tầm ảnh hưởng lớn

Với những sự kiện có tầm ảnh hưởng như: Đại hội, khám xét, kiểm tra hành chính, tố tụng… đòi hỏi biên bản phải được ghi đầy đủ, chính xác, chi tiết mọi nội dung. Mặc dù chi tiết nhưng biên bản cũng cần chú trọng nội dung trọng tâm. Nếu trong cuộc họp có phát biểu của thành viên, lời cung, lời khai... biên bản cần phải trích nguyên văn và yêu cầu người nói nghe lại đề xác nhận từng tang.

Viết biên bản tại sự kiện thông thường

Ở những sự kiện thông thường như họp định kỳ, thảo luận nhiều phương án, tổng bình xét,... Người viết có thể áp dụng cách ghi biên bản tổng hợp giúp làm nhẹ đi căng thẳng. Tuy nhiên, trong quá trình viết, người viết cũng cần đảm bảo về đầy đủ và chính xác. Để hiểu rõ và có cái nhìn trực quan hơn, bạn có thể tham khảo những mẫu biên bản cuộc họp giao ban.

Phần kết thúc biên bản cuộc họp

Thời gian ở phần kết thúc phải được ghi chính xác đến từng phút. Khi kết thúc cuộc họp, biên bản cần được đọc lại cho mọi người nghe để chắc chắn phản ánh đúng sự kiện và cùng ký xác nhận. Lưu ý, biên bản cần ít nhất 2 chữ ký trở lên để đảm bảo tính khách quan, có độ tin cậy cao.

Một số lưu ý khi viết biên bản cuộc họp

Sau khi bạn đã biết cách viết biên bản cuộc họp như thế nào rồi. Để công việc này được thành công hơn, bạn cần lưu ý đến một số điều sau đây:

• Hãy nghiên cứu trước về nội dung cuộc họp.
• Ghi nhớ tên những người tham gia cuộc họp một cách chính xác.
• Ghi chép các sự việc, sự kiện một cách độc lập, rõ ràng.
• Ghi nhớ nội dung cơ bản của cuộc họp.
• Đảm bảo tính trung lập khi viết biên bản cuộc họp.
• Hoàn thiện biên bản nhanh nhất có thể.
• Rà soát thật kỹ biên bản trước khi trình ký.

Một số lưu ý khi viết biên bản cuộc họp

Trên đây là toàn bộ hướng dẫn cách viết biên bản cuộc họp bạn cần biết. Việc bản ghi lại những thông tin được diễn ra trong cuộc họp một cách chính xác và trực quan sẽ đem đến rất nhiều lợi ích vô giá cho công ty, tổ chức. Góp phần khẳng định năng lực của bản thân. Chúc bạn luôn luôn may mắn và thành công!

Xem thêm:

• Biên bản là gì? Các loại biên bản thường gặp
• Biên bản cuộc họp là gì? Các mẫu biên bản mới nhất
• Hướng dẫn cách viết biên bản chuẩn xác nhất