Bản tin Tây Ninh

Hướng dẫn cách viết biên bản cuộc họp chuẩn xác nhất

Để một cuộc họp diễn ra thành công, người viết biên bản cuộc nắm vai trò đặc biệt quan trọng. Những thông tin trong biên bản cuộc họp phải được ghi chép chính xác, đầy đủ, trọng tâm và đúng yêu cầu. Vậy cách viết biên bản cuộc họp như thế nào cho chuẩn nhất?

Tầm quan trọng của biên bản cuộc họp

Biên bản cuộc họp là một loại văn bản ghi chép các thông tin, sự việc diễn biến trong toàn bộ cuộc họp một cách đầy đủ và chính xác nhất. Mặc dù loại văn bản này không có tính pháp lý nhưng nó sẽ là căn cứ để xác minh các sự việc diễn ra trong cuộc họp. Đồng thời giúp những người không tham gia cuộc họp có thể nắm bắt được tình hình và kết quả đạt được tại cuộc họp đó. Cũng vì lẽ đó mà phiên bản cuộc họp cần được đảm bảo về tính kịp thời, đầy đủ và chính xác. Người làm biên bản cuộc họp cần phải dựa trên thực tế khách quan và không được thêm bớt ý kiến cá nhân vào biên bản.

Tầm quan trọng của biên bản cuộc họp
Tầm quan trọng của biên bản cuộc họp

Biên bản cuộc họp còn được xem như một loại tài liệu tham khảo giúp đội ngũ nhân viên tiếp cần với chiến lược một cách thuận lợi nhất. Yếu tố này ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ công việc và đảm bảo đạt được mục tiêu đã đặt ra. Chính vì lẽ đó mà biên bản cuộc họp được xem như một trong những yếu tố quan trọng quyết định đến sự thành công của một cuộc họp. Đóng vai trò quan trọng trong các hoạt động kinh doanh, phát triển của tổ chức, doanh nghiệp.

Hướng dẫn cách ghi biên bản cuộc họp chuẩn xác nhất

Quá trình viết biên bản cuộc họp diễn ra khá ngắn. Nó đòi hỏi người viết phải thể hiện đầy đủ và chính xác những thông tin diễn ra trong cuộc họp. Điều này khiến người làm biên bản cuộc họp không khỏi những căng thẳng. Để giảm thiểu tình trạng này, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về cách làm biên bản nhanh chóng và chính xác ngay sau đây:

Đối với sự kiện thực tế có tầm ảnh hưởng lớn

Đối với những sự kiện có tầm ảnh hưởng lớn đòi hỏi người viết văn bản ở sự chính xác, đầy đủ và chi tiết mọi nội dung. Mặc dù là chi tiết nhưng nó cũng cần nhấn mạnh đến sự trọng tâm vào các sự kiện quan trọng. Trong cuộc họp có chứa lời nói quan trọng của thành viên, lời cung, lời khai,... thì phải trích nguyên văn và nên yêu cầu người nói xác minh lại.

Hướng dẫn cách ghi biên bản cuộc họp chuẩn xác nhất

Hướng dẫn cách ghi biên bản cuộc họp chuẩn xác nhất

Đối với các sự kiện thông thường

Những sự kiện thông thường như họp định kỳ, thảo luận nhiều phương án, tổng bình xét,... với loại văn bản này bạn có thể áp dụng cách viết văn bản tổng hợp. Điều này giúp bạn giảm nhẹ đi tính căng thẳng khi viết. Thế nhưng đã là văn bản cuộc họp thì nó luôn yêu cầu sự đầy đủ, chính xác. Để hiểu rõ và trực quan hơn thì bạn có thể tham khảo những mẫu biên bản cuộc họp giao ban.

Phần kết thúc biên bản cuộc họp

Trong một biên bản cuộc họp hoàn chỉnh, ở phần cuối cần ghi rõ thời gian chính xác đến phút. Để chắc chắn phản ánh đúng sự kiện bạn cần đọc lại cho mọi người nghe và cùng ký xác nhận. Lưu ý, văn bản cuộc họp nên có từ hai chữ ký trở lên để đảm bảo tính khách quan, có độ tin cậy cao.

Phần kết thúc biên bản cuộc họp
Phần kết thúc biên bản cuộc họp

Một số lưu ý quan trọng khi viết văn bản cuộc họp

Để làm biên bản cuộc họp đơn giản, chuẩn xác. Các bạn cần quan tâm đến một số vấn đề quan trọng sau đây:

Nghiên cứu kỹ nội dung cuộc gọi trước khi viết

Sẽ thật khó khăn nếu như bạn phụ trách viết văn bản cuộc họp nhưng lại không hiểu nội dung được nêu trong cuộc họp là gì. Điều này sẽ không đảm bảo được yếu tố về tốc độ cũng như mức độ chính xác của thông tin.

Để không bị rơi vào trường hợp này, bạn hãy tìm hiểu nhiều thông tin, kiến thức liên quan đến nội dung cuộc họp. Bạn có thể tìm hiểu qua sách vở, Internet hoặc hỏi đồng nghiệp có chuyên môn. Nếu thời gian quá gấp thì bạn nên nắm bắt các khái niệm, thuật ngữ có liên quan để không lạc lõng trong buổi họp.

Một số lưu ý quan trọng khi viết văn bản cuộc họp
Một số lưu ý quan trọng khi viết văn bản cuộc họp

Nắm bắt thông tin của những người tham gia cuộc họp

Khi viết văn bản cuộc họp, người viết cần phải ghi đầy đủ thông tin của người đã ra ý kiến hay quyết định về việc gì. Do đó, việc ghi nhớ và nhận diện những người tham gia là điều vô cùng quan trọng. Để làm tốt điều này, bạn có thể tìm hiểu trước hoặc nhờ chủ tọa giới thiệu những người tham dự. Tốt nhất bạn nên xem lại sơ đồ để đảm bảo không bị nhầm lẫn.

Ghi chép độc lập, rõ ràng các hành động diễn ra

Làm tốt điều này sẽ giúp bạn cũng như động nghiệp theo dõi nó một cách dễ dàng hơn. Khi ghi chép, bạn hãy nêu rõ ràng ý tưởng, quyết định là của ai, ai hay bộ phận nào chịu trách nhiệm thực hiện và thời hạn là bao lâu.

Nhìn chung, cách viết biên bản cuộc họp không quá khó nhưng nó đòi hỏi ở người viết sự nhanh nhẹn, chính xác và nắm bắt tốt. Bạn hãy trau dồi cho mình thêm nhiều kỹ năng, kinh nghiệm để hoàn thành xuất sắc công việc này nhé!

Xem thêm: