Nội dung chính

Biên bản cuộc họp là gì? Các mẫu biên bản mới nhất

Đăng bởi Bảo Hân - Ngày đăng: 14/03/2022

Biên bản cuộc họp là gì? Hiện nay có những mẫu biên bản cuộc họp gì? Cách viết biên bản cuộc họp sao cho chuẩn xác. Bài viết dưới đây sẽ giải đáp tất cả các câu hỏi này một cách chi tiết và chính xác nhất.

Biên bản cuộc họp là gì?

Biên bản cuộc họp là một loại văn bản ghi chép lại nội dung tất cả những sự việc, hiện tượng diễn ra trong một buổi họp. Thông thường, trong một buổi họp sẽ có ít nhất một thư ký. Người này có nhiệm vụ kiểm tra danh sách tham gia và vắng mặt của các thành viên. Đồng thời sẽ ghi chép lại tất cả sự kiện diễn biến trong cuộc họp. Theo tiếng Anh thì biên bản cuộc họp được gọi là meeting minutes. Còn cách viết biên bản cuộc họp thì được gọi là How to write meeting minutes.

Tầm quan trọng của biên bản họp

Biên bản cuộc họp là một trong các loại biên bản thường gặp, được xem như một loại tài liệu không có hiệu lực về mặt pháp lý, nhưng nó là cơ sở để minh chứng cho sự kiện thực tế cho các sự kiện đã xảy ra. Những yêu cầu chỉ đạo của cấp trên, ý kiến đóng góp cá nhân,.... sẽ được ghi chép, tổng hợp lại. Điều này giúp quá trình điều chỉnh và giải quyết công việc được thuận lợi hơn.

Song song đó, biên bản cuộc họp cũng giúp xác nhận những cam kết của cá nhân, đơn vị theo danh sách công việc được phân công. Những nội dung này giúp các thành viên tham gia có thể nắm bắt và dễ dàng theo sát tình hình hơn.

Một biên bản cuộc họp đảm bảo yêu cầu cần có đầy đủ các nội dung sau:

+ Các sự kiện xảy ra trước, trong và sau đó phải được cập nhật một cách chi tiết và chính xác.

+ Thông tin phải được ghi chép một cách trung thực, đầy đủ không suy diễn chủ quan.

+ Nội dung trọng tâm, trọng điểm, trực diện vào vấn đề.

+ Thông tin có độ chính xác cao, thủ tục chặt chẽ. Thông tin đó phải do có người đọc trong cuộc họp cho tất cả mọi người cùng nghe. Sau đó, được sửa lại cho khách quan, đúng đắn và tự tin ký vào biên bản để cùng chịu trách nhiệm.

Một số mẫu ghi biên bản cuộc họp chuẩn nhất

Nhắc đến các mẫu biên bản cuộc họp người ta sẽ nghĩ ngay đến mẫu biên bản cuộc họp giao ban thường kỳ theo tuần, tháng, năm,... Trên thực tế, để phục vụ cho công việc mà người ta sẽ sử dụng nhiều mẫu biên bản khác nhau. Cụ thể:

Mẫu biên bản họp dân
Mẫu biên bản họp khoa
Mẫu bien ban hop nhom
Mẫu biên bản họp công ty
Mẫu biên bản họp giao ban
Mẫu biên bản họp lớp
Mẫu biên bản họp chi bộ
Mẫu biên bản họp bằng tiếng anh
Mẫu biên bản họp cơ quan
Mẫu biên bản họp phòng
Mẫu biên bản họp công đoàn.
Mẫu biên bản cuộc họp giữa 2 công ty với nhau.
Mẫu biên bản cuộc họp chuẩn.

Một số mẫu ghi biên bản cuộc họp chuẩn nhất

Một số lưu ý khi viết biên bản cuộc họp

Một cuộc họp chỉ thực sự thành công khi cách viết biên bản cuộc họp đúng và chuyển tới các cá nhân, tổ chức có liên quan được tiến hành thuận lợi và hiệu quả. Chính vì lẽ đó, người chịu trách nhiệm viết biên bản cuộc họp phải lưu ý một số vấn đề quan trọng dưới đây:

Chuẩn bị một mẫu biên bản cuộc họp sẵn

Trên thực tế, không phải ai cũng có đủ khả năng để nắm bắt thông tin một cách nhanh chóng và chính xác. Do đó, việc chuẩn bị sẵn cho mình một mẫu biên bản theo quy định và yêu cầu của đơn vị là điều vô cùng cần thiết. Cho dù là cuộc họp nào thì mẫu viết biên bản cuộc họp nhất thiết phải có những thông tin cơ bản sau đây:

Thời gian, địa điểm diễn ra cuộc họp
Thành phần tham gia cuộc họp bao gồm
Nội dung cuộc họp là gì?
Kết luận cuộc họp ra sao?

Ghi nhanh và đầy đủ thông tin trong cuộc họp

Người đảm nhiệm vị trí thư ký cuộc họp phải là người có tốc độ tốc ký nhanh. Có khả năng nắm bắt và ghi chép toàn bộ những thông tin quan trọng diễn ra trong cuộc họp. Trong trường hợp không ghi chép kịp thì có thể sử dụng sự hỗ trợ của thiết bị ghi âm.

Khi viết biên bản cuộc họp, bạn cần đảm bảo tất cả thông tin quan trọng được ghi chép đầy đủ, chính xác và đúng yêu cầu.

Biên bản phải chứa những thông tin trọng tâm

Bên cạnh việc ghi chép thông tin đầy đủ thì việc ghi chép thông tin trọng tâm cũng vô cùng quan trọng. Nó sẽ giúp những người không g tham dự cuộc họp có thể hiểu được vấn đề. Khi ghi chép diễn biến cuộc họp, thư ký cần tóm gọn nội dung trọng tâm. Tránh trình bày dài dòng, lan man những thông tin ngoài lề, không cần thiết.

Đảm bảo ghi chép thông tin chính xác

Đặc trưng của biên bản cuộc họp là tóm tắt lại các sự việc, những thông tin được cung cấp, trao đổi trong cuộc họp. Để đảm bảo yếu tố khách quan, độ trung thực thì thư ký tuyệt đối không thêm bớt, bình luận vào các ý kiến trong cuộc họp.

Để có độ tin cậy cao hơn, biên bản cuộc họp phải được đọc cho mọi người có mặt cùng nghệ, sửa chữa. Đồng thời, người viết cần tự giác ký vào biên bản để cùng chịu trách nhiệm.

Tóm lại, biên bản cuộc họp là một tài liệu ghi chép là tất cả thông tin, sự kiện diễn ra trong cuộc họp một cách chi tiết và chính xác nhất. Tùy thuộc vào tính chất công việc mà chúng ta có một cách chọn mẫu biên bản cuộc họp khác nhau.