Bản tin Tây Ninh

Quy trình quản lý hồ sơ đơn giản, nhanh chóng và khoa học

Quản lý hồ sơ là một kỹ năng rất quan trọng đối với mỗi cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp. Kỹ năng này sẽ giúp các tổ chức, doanh nghiệp sắp xếp và lưu trữ tài liệu một cách dễ dàng và hiệu quả.

Quản lý hồ sơ là gì?

Quản lý hồ sơ là bao hàm tất cả các công việc từ sắp xếp, thiết kế và xem xét lại các văn bản, tài liệu quan trọng trong một tổ chức, doanh nghiệp. Việc này liên quan trực tiếp đến với phối hợp các nhiệm vụ, quản lý, bảo quản, tiêu hủy trong hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp đó.

Quản lý hồ sơ là gì?
Quản lý hồ sơ là gì?

Vai trò của việc quản lý hồ sơ

Quản lý hồ sơ có ý nghĩa rất quan trọng đối với quá trình hoạt động và phát triển của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Trong mọi hoạt động diễn ra, từ việc điều hành, chỉ đạo, quyết định cho đến xử lý công việc đều gắn với văn bản. Nó có liên quan trực tiếp đến việc soạn thảo, ban hành, tổ chức sử dụng, sắp xếp và lưu trữ văn bản. Chính vì lẽ đó mà việc quản lý tài liệu giữ một vai trò hết sức quan trọng.

Quản lý tài liệu giúp đảm bảo thông tin, cung cấp tư liệu, dữ liệu đáng tin cậy để phục vụ cho việc hoạt động và quản lý kinh doanh của các cơ quan, tổ chức.

Quản lý tài liệu góp phần nâng cao hiệu quả làm việc. Việc quản lý hồ sơ tốt sẽ giúp việc thực hiện và kiểm tra công việc một cách có hệ thống. Từ đó có thể đưa ra đánh giá kết quả và điều chỉnh phương hướng thực hiện hợp lý.

Việc quản lý hồ sơ còn phục vụ cho nghiên cứu tình hình, lập kế hoạch đầy đủ và chính xác.

Tiết kiệm thời gian và chi phí cho việc tìm kiếm và xử lý tài liệu.

Quản lý hồ sơ tốt sẽ là bàn đạp để thúc đẩy quá trình tiến hành xử lý công việc nhanh chóng và hiệu quả.

Vai trò của việc quản lý hồ sơ
Vai trò của việc quản lý hồ sơ

Quy trình quản lý hồ sơ hiệu quả cho doanh nghiệp

Quy trình quản lý hồ sơ sẽ phụ thuộc vào mô hình và phương thức hoạt động của cơ quan, đơn vị, tổ chức. Dưới đây là quy trình quản lý hồ sơ cơ bản nhất để các bạn tham khảo:

Bước 1: Chọn phương thức để lưu trữ hồ sơ, tài liệu

Bạn cần căn cứ vào điều kiện cụ thể của doanh nghiệp để lựa chọn công cụ lưu trữ hồ sơ:

Hồ sơ và tài liệu lưu trữ nên cho vào các loại kẹp file, bìa còng để tài liệu không bị rách, nhàu nát.

Sử dụng tủ treo tường để lưu trữ hồ sơ trong trường hợp văn phòng diện tích hẹp.

Đối với những loại hồ sơ ít sử dụng, bạn nên cho vào một thùng riêng và để ở vị trí trong cùng.

Những hồ sơ thường xuyên phải đụng đến, bạn cho vào các giá tài liệu hoặc ngăn kéo để dễ dàng tìm kiếm.

Chọn phương thức để lưu trữ hồ sơ, tài liệu
Chọn phương thức để lưu trữ hồ sơ, tài liệu

Bước 2: Phân loại hồ sơ

Bạn hãy phân loại hồ sơ dựa trên các tiêu chí cụ thể như:

Phân chia theo dự án: Sắp xếp và lưu trữ có hồ sơ của các dự án có liên quan đến nhau ở cùng một vị trí.

Phân chia theo chủ đề: Phân chia hồ sơ theo chủ đề, các loại tài liệu hồ sơ ở cùng một dự án để thuận tiện cho quản lý, tìm kiếm.

Phân chia theo thời kỳ: Chẳng hạn như bạn chia theo thời gian sử dụng trong 6 tháng đầu năm, 6 tháng cuối năm, theo Quý, theo tháng,...

Bước 3: Sắp xếp hồ sơ, tài liệu

Bạn có thể sắp xếp hồ sơ theo cách sau:

Sắp xếp theo thời gian: Mốc thời gian được ghi chú ở bên ngoài vị trí sẽ dễ dàng cho việc quan sát và tìm kiếm.

Sắp xếp theo mẫu tự: Dựa vào thứ tự bảng chữ cái để sắp xếp các tài liệu.

Sắp xếp theo tính chất hồ sơ: Sắp xếp những hồ sơ đã xử lý xong vào một chỗ, chỗ khác là những hồ sơ chưa được xử lý,...

Bước 4: Lập danh mục tài liệu, hồ sơ

Bạn tạo danh mục cụ thể cho từng loại hồ sơ trên máy tính. Bạn tạo danh mục càng rõ ràng càng khoa học thì việc ra cứu và sử dụng hồ sơ sau này càng thuận tiện và nhanh chóng hơn nhiều. Bạn cũng nên cập nhật danh mục hồ sơ thường xuyên theo số lượng tài liệu phát sinh để thuận tiện cho việc theo dõi.

Lập danh mục tài liệu, hồ sơ
Lập danh mục tài liệu, hồ sơ

Bước 5: Lưu trữ hồ sơ

Đối với bạn cứng, bạn nên lưu trữ hồ sơ vào một vị trí nhất định. Ngoài ra, bạn cũng nên tạo thêm một bản mềm để dự phòng. Danh sách tài liệu, hồ sơ có thể tạo bằng bảng tính excel để dùng chức năng như: Dẫn link, liên kết với tập tin hình ảnh lưu trữ của bộ hồ sơ, tài liệu tương ứng để thuận tiện cho việc tìm kiếm.

Bước 6: Theo dõi và cập nhật hồ sơ

Khi có số liệu phát sinh, bạn cần cập nhật liên tục. Ngoài ra, bạn cũng cần kiểm tra hồ sơ định kỳ để có kế hoạch điều chỉnh sao cho phù hợp, bổ sung các giấy tờ thiếu cho các bộ hồ sơ hiện tại.

Trên đây là quy trình quản lý hồ sơ hiệu quả, khoa học để các bạn tham khảo. Mong rằng những chia sẻ của chúng tôi thực sự hữu ích, giúp bạn hoàn thành tốt công việc quản lý hồ sơ của mình.

Xem thêm: