Kỹ năng viết email chuyên nghiệp nhất - Bạn đã biết chưa?

Viết email là một trong những hình thức trao đổi thông tin liên lạc giữa các đối tác, khách hàng hay CBCNV với nhau. Vậy làm như thế nào để soạn thảo một email đầy đủ nội dung, hình thức chuyên nghiệp? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về kỹ năng viết email qua bài viết dưới đây.

Được xem là kỹ năng cứng mà nhiều nhà tuyển dụng đòi hỏi ứng viên phải có khi phỏng vấn xin việc. Nhà tuyển dụng trước tiên sẽ nhìn vào email ứng tuyển mà bạn gửi cho họ và có những đánh giá ban đầu. Trong quá trình làm việc, đặc biệt ở những vị trí thường xuyên phải trao đổi bằng email, kỹ năng viết email đóng vai trò cực kỳ quan trọng, quyết định đến hiệu quả công việc của bạn.

Đừng vội nghĩ đến những kỹ năng mềm khó như: kỹ năng đàm phán, kỹ năng phân tích,... trong quá trình làm việc, nếu chưa có kinh nghiệm chắc chắn bạn sẽ được đào tạo dần. Tuy nhiên, các kỹ năng cơ bản như: viết email, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng lắng nghe,... chắc chắn phải được trang bị ngay từ khi còn đi học hoặc thời gian trước phỏng vấn, đi làm.

Luôn phải có tiêu đề khi viết email

Bất cứ là email gửi cho đối tác, khách hàng, gửi cho cấp trên hay nhân viên thì bắt buộc cũng phải có tiêu đề. Tiêu đề trong email cần đảm bảo rõ ràng, ngắn gọn và nêu đầy đủ chủ đề chính của nội dung thư đó.

Ví dụ như bạn viết một cái email nói về kế hoạch ra mắt sản phẩm mới thì nội dung tiêu đề email đầy đủ phải là “Kế hoạch ra mắt sản phẩm mới năm tháng 7/2021”. Còn nếu bạn viết một cái mail sơ sài thì cái tên tiêu đề sẽ là “Kế hoạch ra mắt”.

Một cái email chuyên nghiệp tuyệt đối không được thiếu đi tiêu đề. Điều này thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp trong hoạt động giao tiếp. Bên cạnh đó, bạn cũng nên tránh gửi những cái email có tiêu đề chung chung như Gấp!, Quan trọng cần đọc ngay, Gửi anh/em/chị,… Nếu bạn muốn thể hiện tính chất email theo phong cách này thì có thể sử dụng cú pháp [Tình trạng] Tiêu đề email. Chẳng hạn như tiêu đề “ [Quan trọng] Kế hoạch ra mắt sản phẩm mới năm tháng 7/2021”.

Gửi email theo cách này sẽ giúp người nhận biết ngay được tình trạng và nhanh chóng đưa ra quyết định có nên đọc email này ngay bây giờ hay không. Hay họ sẽ dành một khoảng thời gian nào đó để đọc lại kỹ càng hơn.

Nên mở đầu email bằng một lời chào hỏi lịch sự

Khi bắt đầu nội dung email, bạn đừng quên dành cho đối phương một lời chào thân thiện. Điều này nhằm thể hiện thái độ nghiêm túc, sự tôn trọng của bạn dành cho người nhận email và nội dung được gửi đi.

Lời chào như thế nào sẽ tùy thuộc vào mức độ thân thiết của bạn với người nhận để sử dụng lối văn theo phong cách trang trọng hay là thân mật. Các bạn hãy chăm chút cho lời chào của mình, vì nó là yếu tố đầu tiên giúp bạn tạo ấn tượng sâu sắc với người nhận email.

Nội dung email

Các bạn cần đảm bảo nội dung email phải ngắn gọn, xúc tích, không lan man dài dòng mà nên tập trung, đi thẳng vào vấn đề. Lối văn sử dụng cho email không nhất thiết phải quá cứng nhắc nhưng nó cần đảm bảo tuân theo quy cách chuẩn văn bản. Tuyệt đối không sử dụng những từ viết tắt, từ lóng để người nhận hiểu nhầm ý của bạn.

Lưu ý khi đính kèm File

Khi đính kèm file trong email, các bạn nên gửi định dạng mà có thể mở dễ dàng ở tất cả các dòng máy tính như .Pdf , .Doc. hoặc JPEG (đối với file ảnh). Trong trường hợp gửi quá nhiều file và muốn nén file thì nên dùng .zip không nên dùng .rar.

Các bạn chỉ nên gửi đính kèm file sau khi đã ghi chú đầy đủ các nội dung email chứ không nên đính kèm rồi mới bắt đầu chỉnh sửa.

Việc sử dụng file đính kèm cần đảm bảo ngắn gọn, rõ ràng và không nên đặt tên file bằng tiếng Việt có dấu.

Lưu ý chữ ký cá nhân

Phần chữ ký là nơi để lại thông tin, chức danh, địa chỉ, số điện thoại,.... của người gửi email. Nội dung này đặc biệt cần thiết và cần ghi chú một cách chính xác và đầy đủ để người nhận có thể liên hệ với bạn bất cứ lúc nào mà họ cần.

Chỉ nên nhập địa chỉ email sau khi đã soạn xong nội dung

Chắc đã không ít lần bạn nhập địa chỉ email trước khi bạn hoàn thành xong phần nội dung email phải không. Thế rồi chỉ một cú nhấp chuột, một lá thư chưa hoàn chỉnh nội dung đã được gửi đến cho người nhận. Tình huống này thật buồn cười và không có một chút chuyên nghiệp nào phải không nào. Để không để mình rơi vào tình huống dở khóc dở cười này thì bạn nên hoàn thiện đầy đủ nội dung email trước khi nhập địa chỉ email của người nhận nhé. Đừng bao giờ quên điều này nếu như bạn đang tìm hiểu về kỹ năng viết email chuyên nghiệp.

Đọc lại email trước khi gửi đi

Một trong những kỹ năng viết email quan trọng mà bạn không nên bỏ qua đó là đọc kĩ lại email trước khi nhấn gửi. Bạn hãy đảm bảo rằng nội dung thư khi được gửi đi không còn bất cứ một lỗi nhỏ nào. Những điều tưởng chừng như nhỏ nhặt này cùng khiến người nhận đánh giá được tính cách, thái độ cũng như con người của bạn. Do đó, đừng bao giờ quá tự tin vào công nghệ mà hãy rà soát kỹ lại mail một lần trước khi nhận nút gửi đi.

Trên đây là một số những kỹ năng viết email chuyên nghiệp mà chúng tôi muốn chia sẻ đến bạn. Email rất quan trọng trong giao tiếp công việc, khi đi xin việc hay trong học tập. Do đó, các bạn trau dồi cho mình kỹ năng quan trọng này ngay từ bây giờ để gặt hái được thành công trong công việc.

Xem thêm:

• Bật mí cách cải thiện kỹ năng viết lách từ cơ bản đến nâng cao
• Phương pháp phát triển kỹ năng tìm kiếm và xử lý thông tin
• Kỹ năng tư duy là gì? Tầm quan trọng của kỹ năng tư duy