Bản tin Tây Ninh

Quy trình mua hàng của doanh nghiệp từ a đến z

Quy trình mua hàng đóng một vai trò rất quan trọng trong sự phát triển của doanh nghiệp về lâu dài. Điều này nhằm đảm bảo việc cung ứng hàng hóa ổn định, giúp công việc kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra hiệu quả hơn. Vậy cụ thể, quy trình mua hàng là gì? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu chi tiết qua bài viết sau đây.

Quy trình mua hàng là gì?

Quy trình mua hàng là các khâu mà doanh nghiệp cần thực hiện để hoàn thiện giao dịch. Các doanh nghiệp khi mua bất cứ thứ gì cũng cần trải qua quy trình này. Trong đó, nó yêu cầu doanh nghiệp phải thực hiện các hoạt động bao gồm: Nghiên cứu, tìm kiếm nguồn cung hàng hóa, thực hiện quá trình đàm phán và lập hóa đơn.

Quy trình mua hàng là gì?
Quy trình mua hàng là gì?

Tại sao doanh nghiệp phải cần một quy trình bán hàng rõ ràng?

Khi doanh nghiệp thực hiện theo quy trình mua hàng rõ ràng sẽ đạt được nhiều hiệu quả như:

  • Tránh gian lận, chi tiêu bất chính hoặc kết cấu giữa nhân viên với nhà cung cấp gây lãng phí.
  • Tạo lập quy trình mua hàng hóa hiệu quả, áp dụng cho cả việc mua nguyên vật liệu phục vụ sản xuất kinh, mua trang thiết bị hạ tầng, văn phòng,...
  • Quản lý hiệu quả mối quan hệ với các nhà cung cấp, lựa chọn được các nhà cung cấp có khả năng cung ứng tốt, chất lượng cao, chi phí hợp lý.
  • Tối ưu quy trình mua sắm và các thủ tục liên quan.
  • Cung cấp lộ trình đánh giá về nhà cung cấp và hoạt động mua sắm của đơn vị.
  • Giúp doanh nghiệp thiết lập một mô hình quản lý nhà cung cấp có khả năng áp dụng cho toàn bộ tổ chức, không phân biệt phòng ban, chi nhánh và các bộ phận riêng biệt.
  • Tạo một quy chuẩn chung về hàng hóa, nguyên vật liệu vào để không ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, dịch vụ đơn vị cung cấp.

Các bước trong quy trình mua hàng của doanh nghiệp

Nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp thường phát sinh trong quá trình kinh doanh, kế hoạch sản xuất,... Sau khi xác định nhu cầu mua hàng, doanh nghiệp sẽ tiến hành mua hàng theo quy trình sau:

Bước 1: Lập đề nghị mua hàng

Nghiệp vụ mua hàng giữa thị trường trong nước và nhập khẩu có đôi nét khác biệt nhưng không quá lớn. Dưới đây chúng tôi sẽ đề cập đến việc mua hàng trong nước.

Nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp sẽ bắt nguồn từ kế hoạch sản xuất hoặc nhu cầu riêng lẻ ở các phòng ban nhằm phục vụ cho mục đích công việc. Bộ phận phụ trách sẽ gửi yêu cầu đến phòng mua hàng để chờ duyệt. Nếu đề nghị được thông qua, nhân viên mua hàng sẽ tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp.

Lập đề nghị mua hàng
Lập đề nghị mua hàng

Bước 2: Lập đề nghị báo giá

Đề nghị báo giá sẽ được gửi đến các nhà cung cấp hiện tại hoặc đơn vị mới để thẩm định giá lại. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tìm ra nhà cung cấp phù hợp với điều kiện mua hàng của doanh nghiệp.

Bước 3: Theo dõi báo giá của nhà cung cấp

Bước này rất quan trọng trong quy trình mua hàng. Các báo giá từ nhà sản xuất lần lượt sẽ được gửi về doanh nghiệp. Nhân viên phòng mua hàng sẽ chọn nhà cung cấp có khả năng đáp ứng tốt nhất các tiêu chí và điều kiện xây dựng trước đó.

Căn cứ vào bảng báo giá, phòng mua hàng sẽ tiến hành lập và theo dõi hợp đồng dựa trên đặc thù doanh nghiệp, tính chất mua bán.

Theo dõi báo giá của nhà cung cấp 
Theo dõi báo giá của nhà cung cấp

Bước 4: Phê duyệt báo giá

Phê duyệt báo giá sẽ do ban lãnh đạo doanh nghiệp thực hiện dựa trên các thông tin sau:

  • Cùng 1 mặt hàng, thực hiện so sánh báo giá của NCC và điều kiện mua hàng.
  • Cùng 1 mặt hàng, so sánh báo giá cũ và mới của nhiều NCC khác nhau.

Bước 5: Lập hợp đồng/đơn mua hàng

Khi chọn được nhà cung cấp phù hợp, nhân viên phòng mua hàng tiến hành lập hợp đồng mua hàng. Đơn hàng sẽ được gửi cho các nhà cung cấp để hợp đồng giữa hai bên. Thông tin được in trên đơn hàng sẽ phụ thuộc vào các điều khoản ghi trên hợp đồng. Đơn hàng sẽ được lưu chuyển đến các bộ phận, phòng ban liên quan để thực hiện và theo dõi.

Bước 6: Lập đề nghị nhập hàng và đề nghị kiểm hàng

Để đảm bảo không có vấn đề phát sinh tại thời điểm nhập hàng, phòng mua hàng sẽ nhập hàng và đề nghị kiểm hàng trước khi gửi đến các phòng ban liên quan theo dõi và thực hiện.

Bước 7: Nhập kho hàng hóa

Bộ phận kiểm hàng hóa được vận chuyển đến trước khi nhập kho. Tiêu chuẩn kiểm hàng bao gồm: Số lượng, chất lượng, quy cách hàng hóa, thông số kỹ thuật,... được quy định rõ trong hợp đồng. Nếu hàng hóa không đạt tiêu chuẩn sẽ được thông tin đến phòng mua hàng để thực hiện quy trình đổi trả hàng hóa. Nếu hàng đạt chuẩn sẽ tiến hành nhập kho.

Nhập kho hàng hóa
Nhập kho hàng hóa

Bước 8: Thanh toán và kết thúc quy trình mua hàng

Căn cứ vào hóa đơn, điều khoản trong hợp đồng, phòng mua hàng sẽ lập hồ sơ thanh toán. Hồ sơ được duyệt, phòng kế toán sẽ chuyển tiền đến cho nhà cung cấp.

Trên đây là chi tiết về quy trình mua hàng của doanh nghiệp bạn cần biết. Nếu bạn còn bất cứ câu hỏi thắc mắc gì thì hãy liên hệ ngay để chúng tôi được hỗ trợ.

>>>> Xem thêm: