Hướng dẫn cách soạn thảo mẫu công văn thông báo chuẩn nhất

Mẫu công văn thông báo là văn bản hành chính được sử dụng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Văn bản này đóng vai trò quan trọng trong hoạt động thông tin và giao dịch, nhằm thực hiện chức năng và nhiệm vụ của tổ chức.

Công văn thông báo là gì?

Việc thông báo nói chung được thể hiện dưới hình thức công văn, thông tư quyết định. Với hình thức công văn thông báo, văn bản hành chính thông dụng được sử dụng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức, đơn vị, doanh nghiệp.

Công văn được xem như phương tiện giao tiếp chính thức của cơ quan nhà nước với cấp trên, cấp dưới và công nhân. Qua đó nhằm mục đích truyền tải nội dung thông tin của một tin tức mới, một sự kiện hay một mệnh lệnh quản lý đơn giản, thông tin nhanh các văn bản quan trọng của các cơ quan tổ chức với các đối tượng có liên quan hoặc thực thi.

Khi nào cần đến công văn thông báo?

Công văn thông báo thường được sử dụng khi bên soạn Công văn có nhu cầu truyền đạt thông báo nào đó đến một cá nhân, tổ chức, đơn vị có liên quan thực thi. Loại văn bản hành chính này được sử dụng trong các trường hợp cụ thể như sau:

• Trường hợp hợp đồng, pháp luật, các nội dung quy định có quy định bắt buộc phải ra thông báo như: Thông báo chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng hợp tác, hợp đồng thuê nhà,…
• Trường hợp pháp luật, điều lệ công ty, hợp đồng, … không bắt buộc phải thông báo nhưng việc thông báo cũng rất cần thiết như thông báo về thời hạn giao hàng, thông báo về việc chậm giao hàng,…
• Trên thực tế, công văn thông báo có nhiều mẫu khác nhau, nhưng được sử dụng phổ biến nhất phải kể đến như: Công văn thông báo thay đổi tên, địa chỉ công ty, công văn thông báo thời hạn giao hàng, công văn thông báo chấm dứt hợp đồng,… Tùy vào nhu cầu sử dụng, nội dung thông báo mà mẫu công văn thông báo sẽ có sự khác nhau.

Các nội dung trong mẫu công văn thông báo

Một mẫu công văn thông báo chuẩn cần chứa những nội dung như: Quốc hiệu và Tiêu ngữ, tên cơ quan, tổ chức ban hành Công văn thông báo, số, ký hiệu của Công văn, thời gian và địa điểm ban hành Công văn, tên loại và trích yếu nội dung Công văn, nội dung Công văn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền ban hành, đóng dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức và địa chỉ nơi nhận.

+ Ở phần đầu: Công văn thông báo cần tóm tắt lý do, mục đích ra công văn.

• Đối với dạng công văn hướng dẫn sẽ hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của cấp trên cho cấp dưới.
• Đối với dạng công văn đôn đốc mang nội dung đôn đốc cấp dưới, tránh sự thiếu triệt để trong hoạt động chuyên môn, chỉ ra những sai sót cần khắc phục trong thực tiễn.

+ Phần nội dung: Nêu quan điểm, thái độ, các giải quyết của cơ quan gửi công văn thông báo. Trong đó, phần nội dung nên được chia thành 3 phần là: Giới thiệu vấn đề, giải quyết vấn đề và kết luật.

Một số yêu cầu của mẫu công văn thông báo

Khi soạn thảo Công văn thông báo, các bạn cần đặc biệt chú ý đến các yêu cầu chung dưới đây:

• Những câu từ sử dụng trong mẫu công văn thông báo cần đảm bảo độ ngắn gọn, súc tích và bám sát vấn đề chính.
• Văn phong sử dụng cần đảm bảo sự nghiêm túc, lịch sự và có tính thuyết phục cao.
• Dù nội dung công văn như thế nào thì cũng cần bám sát một chủ đề duy nhất và rõ ràng. Tránh tình trạng lan man, rườm rà,...
• Nội dung trong công văn thông báo cần tuân thủ đúng thể thức theo quy định của pháp luật.

Hướng dẫn cách viết công văn thông báo chi tiết nhất

Để việc được mẫu công văn thông báo chi tiết và hoàn chỉnh nhất, các bạn cần lưu ý đến các vấn đề sau:

• Thứ nhất, công văn thông báo cần nêu rõ nội dung thông báo về vấn đề gì.
• Thứ 2, nêu rõ cá nhân, tổ chức, cơ quan dự định gửi thông báo đến hoặc nơi nhận công văn.
• Thứ 3, nêu rõ tên đơn vị, cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền lợi và nghĩa vụ của liên quan đến nội dung công văn.
• Thứ 4, nêu rõ địa chỉ các đơn vị, cơ quan, tổ chức có liên quan để tiếp nhận công văn như: Số điện thoại của đơn vị/cá nhân nhận công văn, số Fax, địa chỉ email, website,...Nếu nơi nhận trong phần Kính gửi là chức danh, chức vụ cao cấp của Nhà nước thì nơi nhận không ghi “như trên” mà ghi trực tiếp chức vụ, chức danh của người nhận vào.

Như vậy, bài viết trên đây đã giới thiệu đến các bạn cách viết một mẫu công văn thông báo chuẩn. Mỗi một loại công văn sẽ có một cách việt các nhau nhưng chúng cần đảm bảo theo một form chuẩn. Các bạn hãy lưu lại bài viết này, áp dụng để soạn thảo ra mẫu công văn chính xác nhất. Đừng quên theo dõi thêm các bài viết khác của chúng tôi để biết thêm nhiều thông tin bổ ích khác.

Xem thêm:

• Những điều kiện cần có để mẫu di chúc viết tay được lập hợp pháp
• Các mẫu đơn xác nhận được sử dụng phổ biến nhất hiện nay
• Một số lưu ý khi làm hợp đồng cọc đất bạn cần biết